- Urząd Komunikacji Elektronicznej

Jak rozpocząć działalność pocztową

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późń. zm.) usługę pocztową stanowi wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe:

• realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych;
• przemieszczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych, jeżeli jest wykonywane łącznie z przynajmniej jedną spośród ww. czynności;
• przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej;
• prowadzenie punktów wymiany umożliwiających przyjmowanie i wymianę korespondencji między podmiotami korzystającymi z obsługi tych punktów;
• realizowanie przekazów pocztowych.

Aby ułatwić Państwu zapoznawanie się z aktualnym stanem prawnym dotyczącym warunków wykonywania usług pocztowych, w szczególności systemu uzyskiwania uprawnień niezbędnych do prowadzenia działalności pocztowej, przedstawiamy poniżej niezbędne informacje.

Uprawnienia do działalności pocztowej

Akty prawne powoływane w opracowaniu:

• ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późń. zm.),
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 z późń. zm.)

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe działalność pocztowa jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców i podlega wpisowi do rejestru operatorów pocztowych, zwanego dalej rejestrem.

Nie wymaga wpisu do rejestru działalność pocztowa polegająca na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu druków bezadresowych, działalność wykonywana przez agenta pocztowego na podstawie umowy agencyjnej zawartej z operatorem zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, jak i działalność pocztowa wykonywana przez podwykonawcę w imieniu operatora pocztowego na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej (art. 6 ust. 2, 3 i 4 Prawa pocztowego).

Organem właściwym w sprawach wpisu do rejestru jest Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (art. 8 Prawa pocztowego).

Wpis do rejestru operatorów pocztowych

Wniosek o wpis do rejestru operatorów pocztowych zawiera następujące dane (art. 9 ust. 1 Prawa pocztowego):

1. firmę przedsiębiorcy, jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania i adres głównego miejsca wykonywania działalności pocztowej;
2. oznaczenie formy prawnej przedsiębiorcy oraz numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym właściwym rejestrze, o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. określenie obszaru, na którym będzie wykonywana działalność pocztowa;
5. przewidywaną datę rozpoczęcia działalności pocztowej;
6. imię i nazwisko, adres do korespondencji i numer telefonu służbowego osoby upoważnionej do kontaktowania się w imieniu przedsiębiorcy z Prezesem UKE;
7. w przypadku spółek handlowych:

1. imiona i nazwiska członków zarządu i prokurentów,
2. imiona i nazwiska  wspólników posiadających prawo reprezentowania spółki,
3. informację o miejscu zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz numerze PESEL osób, o których mowa w lit. a i b, a w przypadku cudzoziemców nieposiadających tego numeru zamiast informacji o numerze PESEL:

• informację o numerze ważnego dokumentu podróży w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2094 z późń. zm.) lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo oraz
• informację o numerze wizy lub kopię dokumentu potwierdzającego zarejestrowanie pobytu, jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

8. w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną oraz osób kierujących działalnością przedsiębiorcy niebędącego spółką handlową – imię i nazwisko oraz informacje, o których mowa w pkt 7 lit. c.

Do wniosku o wpis przedsiębiorca załącza:

1. regulamin świadczenia usług pocztowych;
2. cennik usług pocztowych.

Wraz z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorca składa na piśmie oświadczenie następującej treści:

„Świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia wynikającej z art. 233 § 6 Kodeksu karnego oświadczam, że:

1. dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2. znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie objętym obowiązkiem wpisu do rejestru operatorów pocztowych, określone w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r.  – Prawo pocztowe”.

W ww. oświadczeniu przedsiębiorca zamieszcza również: firmę przedsiębiorcy, określenie jego siedziby i adresu albo miejsca zamieszkania i adresu głównego miejsca wykonywania działalności pocztowej, oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia oraz podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy wraz ze wskazaniem imienia, nazwiska i pełnionej funkcji (art. 9 ust. 4 Prawa pocztowego).

Zgodnie z art. 13 ust. 4 Prawa pocztowego Prezes UKE dokonuje wpisu do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis do rejestru wraz z oświadczeniem.

Prezes UKE wydaje z urzędu zaświadczenie o dokonaniu wpisu do rejestru.

UWAGA!

Do czasu wydania nowego Rozporządzenia obowiązuje dotychczasowy wzór wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych określony Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 lipca 2013 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych oraz wzoru zgłoszenia dotyczącego prowadzenia działalności pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1024).

Edytowalne wzory wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych oraz zgłoszenia dotyczącego prowadzenia działalności pocztowej znajdują się do pobrania na dole niniejszego artykułu.

Warunki niezbędne do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru (art. 7 Prawa pocztowego)

Działalność pocztową w zakresie objętym obowiązkiem wpisu do rejestru może wykonywać przedsiębiorca, który:

1. zapewnia warunki do przestrzegania tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41;
2. zapewnienia warunki techniczne i organizacyjne świadczenia usług pocztowych niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa obrotu pocztowego;
3. posiada regulamin świadczenia usług pocztowych oraz cennik usług pocztowych;
4. nie był prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub umyślne przestępstwo skarbowe – dotyczy to osób fizycznych wykonujących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub osób kierujących działalnością osób prawnych lub jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną;
5. zapewnia, że wykonywanie działalności objętej wpisem do rejestru nie zagraża obronności, bezpieczeństwu państwa lub bezpieczeństwu i porządkowi publicznemu.

Opłata skarbowa

Od dnia 1 stycznia 2020 r. wpis do rejestru operatorów pocztowych jest zwolniony z opłaty skarbowej, zgodnie z pkt 36 (kolumna 4, pkt 3) części I - Dokonanie czynności urzędowej Załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późń. zm.).

Zmiana danych

Przedsiębiorca wykonujący działalność pocztową na podstawie wpisu jest obowiązany złożyć do Prezesa UKE pisemne zgłoszenie:

• zmiany przewidywanej daty rozpoczęcia działalności pocztowej;
• zmiany danych w zakresie objętym wnioskiem o wpis do rejestru;
• zawieszenia albo zakończenia wykonywania działalności pocztowej.

Ww. zgłoszenie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany (art. 10 ust. 1 Prawa pocztowego).

Ponadto, w przypadku niezgłoszenia ww. zmian do Prezesa UKE, na operatora może zostać nałożona kara pieniężna zgodnie z art. 126 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo pocztowe w wysokości 2% przychodów ogółem osiągniętych przez ukarany podmiot z działalności pocztowej w poprzednim roku podatkowym. Natomiast w przypadku gdy okres wykonywania działalności jest krótszy niż jeden rok za podstawę wymiaru kary pieniężnej przyjmuje się równowartość kwoty 500 000 euro.

Wykreślenie z rejestru operatorów pocztowych

Zgodnie z art. 11 Prawa pocztowego Prezes UKE wykreśla operatora z rejestru:

1. na wniosek operatora pocztowego;
2. z urzędu w przypadku:
   1. stwierdzenia zakończenia wykonywania działalności gospodarczej lub zaprzestania wykonywania działalności pocztowej w przypadku innym niż zawieszenie wykonywania tej działalności,
   2. wydania decyzji o zakazie wykonywania działalności pocztowej objętej wpisem do rejestru,
   3. wydania prawomocnego orzeczenia sądu o zakazie wykonywania działalności pocztowej objętej wpisem do rejestru,
   4. uzyskania informacji z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Krajowego Rejestru Sądowego o wykreśleniu operatora pocztowego,
   5. niewypełnienia przez operatora pocztowego obowiązku informacyjnego , o którym mowa w art. 43 ust. 1 lub 5a Prawa pocztowego, przez dwa kolejne lata.

Zgłoszenie znaków opłaty pocztowej

Zgodnie z art. 23 ust. 1 Prawa pocztowego operatorzy pocztowi mogą stosować własne znaki służące do potwierdzania opłacenia usługi pocztowej zawierające informacje umożliwiające identyfikację operatora pocztowego oraz

• informacje o wysokości opłaty za usługę pocztową napisaną cyframi arabskimi lub literami alfabetu łacińskiego, zwane dalej „znakami opłaty pocztowej”;
• umowy o świadczenie usługi pocztowej, zwane dalej „oznaczeniami”.

Wzory znaków opłaty pocztowej podlegają zgłoszeniu Prezesowi UKE, który prowadzi ich wykaz.

Ponadto, w przypadku niezgłoszenia ww. wzoru znaków opłaty pocztowej do Prezesa UKE, na operatora może zostać nałożona kara pieniężna zgodnie z art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo pocztowe w wysokości 2% przychodów ogółem osiągniętych przez ukarany podmiot z działalności pocztowej w poprzednim roku podatkowym. Natomiast w przypadku gdy okres wykonywania działalności jest krótszy niż jeden rok za podstawę wymiaru kary pieniężnej przyjmuje się równowartość kwoty 500 000 euro.

Wytyczne do tworzenia regulaminów świadczenia usług pocztowych na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych

Przedłożony wraz z wnioskiem regulamin świadczenia usług pocztowych winien zawierać zapisy wskazane w art. 21 ust. 2 ustawy Prawo pocztowe tj. określać w szczególności:

1. katalog świadczonych usług pocztowych;
2. ogólne warunki świadczenia usług pocztowych;
3. zasady wykonywania usług pocztowych, w tym warunki przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych;
4. wykaz przedmiotów i substancji, które nie mogą stanowić zawartości przesyłki pocztowej;
5. informacje dotyczące gwarantowanej jakości usług pocztowych, w tym terminów ich realizacji, jeżeli operator pocztowy świadczy usługę z gwarantowanym terminem doręczenia;
6. okoliczności uznania usługi pocztowej za niewykonaną lub nienależycie wykonaną;
7. sposób postępowania w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej;
8. terminy, po upływie których uważa się niedoręczoną przesyłkę pocztową za utraconą;
9. uprawnienia nadawcy lub adresata w przypadku utraty, ubytku zawartości lub uszkodzenia przesyłki pocztowej oraz niewykonania usługi pocztowej z zachowaniem gwarantowanej jakości;
10. zasady, tryb i terminy składania oraz rozpatrywania reklamacji, w tym zasady przyznawania odszkodowań;
11. wysokość odszkodowań z tytułu utraty, ubytku zawartości lub uszkodzenia przesyłki pocztowej bądź wykonania usługi z naruszeniem gwarantowanego terminu doręczenia, jeżeli taki termin był przewidziany w regulaminie;
12. tryb i sposób wypłaty odszkodowań;
13. zakres i formy prowadzenia postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich.

Operator pocztowy świadczący usługi wchodzące w zakres usług powszechnych dodatkowo określa w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub w umowach o świadczenie usług pocztowych, gdy wynika to z właściwości tych umów, sposób rozmieszczenia oznaczenia adresata, adresu, informacji o opłacie pocztowej oraz innych oznaczeń na stronie adresowej przesyłki listowej zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 47.

Dodatkowo operator pocztowy, który przyjmuje do przemieszczenia przesyłki zawierające produkty pochodzenia zwierzęcego, o których mowa w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 206/2009 z dnia 5 marca 2009 r. w sprawie wprowadzania do Wspólnoty osobistych przesyłek produktów pochodzenia zwierzęcego i zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 136/2004 (Dz. Urz. UE L 77 z 24.03.2009, str. 1), określa w regulaminie świadczenia usług pocztowych sposób informowania o zasadach wprowadzania tych przesyłek na terytorium Unii Europejskiej.

Ponadto zapisy regulaminu dotyczące szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać reklamacja za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej, sposobu jej wnoszenia, a także szczegółowego trybu postępowania reklamacyjnego winny być zgodne z przepisami rozporządzenia ministra właściwego do spraw łączności dotyczącego reklamacji usługi pocztowej.

Operator pocztowy jest obowiązany udostępniać regulamin świadczenia usług pocztowych w każdej placówce pocztowej i na swojej stronie internetowej a jeśli wynika to z właściwości umowy o świadczenie usługi pocztowej regulamin ten stanowi nieodpłatny załącznik do umowy (art. 21 ust. 5 i 6 Prawa pocztowego).

Informacje dodatkowe

Przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać, przez okres wykonywanej działalności pocztowej, dokumenty niezbędne dla wykazania spełnienia warunków wykonywania działalności objętej obowiązkiem wpisu do rejestru (art. 9 ust. 6 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, jest obowiązany do oznaczenia przyjętej przesyłki pocztowej informacją potwierdzającą przyjęcie przez niego opłaty za usługę pocztową albo sposób jej uiszczenia oraz umożliwiającą jego identyfikację (art. 20 ust. 1 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy jest obowiązany posiadać regulamin świadczenia usług pocztowych oraz cennik usług pocztowych (art. 7 pkt 3 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy jest obowiązany do wykonywania zadań na rzecz obronności, bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwa i porządku publicznego (art. 81 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy jest obowiązany posiadać aktualny plan działań w sytuacjach szczególnych zagrożeń (art. 83 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy jest obowiązany do corocznego przedkładania Prezesowi UKE w terminie do dnia 31 marca sprawozdania z działalności pocztowej w poprzednim roku (art. 43 Prawa pocztowego).

Operator pocztowy, który wykonuje usługi doręczania paczek w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/644 z dnia 18 kwietnia 2018 r. w sprawie transgranicznych usług doręczania paczek, jest obowiązany do corocznego przedkładania Prezesowi UKE, w terminach do dnia 31 stycznia oraz do dnia 30 czerwca, informacji określonych w ww. dokumencie.

Gdzie składać wnioski

Edytowalne wzory wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych oraz zgłoszenia dotyczącego prowadzenia działalności pocztowej znajdują się do pobrania na dole niniejszego artykułu.

Wnioski należy składać na adres Urzędu Komunikacji Elektronicznej w Warszawie:

Urząd Komunikacji Elektronicznej
ul. Giełdowa 7/9
01-211 Warszawa

Wnioski można złożyć również w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) w ramach e-usługi „Rejestracja działalności pocztowej oraz zmiany”.

Pytania można kierować za pomocą:

• formularza kontaktowego
• formularza zgłoszeniowego dostępnego na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)

Pliki do pobrania

Pobierz wszystkie załączniki Pobierz wszystkie załączniki w formacie .zip

• 
  Wzór zgłoszenia dotyczącego prowadzenia działalności pocztowej - 42 KB plik DOCX
• 
  Wzór wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych wraz z oświadczeniem - 36 KB plik DOCX